随着深化“放管服”改革广泛实施，招标代理进一步放开以来，新入库代理机构、外地代理机构大幅增多，由此带来归档资料格式内容混乱、归档不及时等问题。为更好解决以上问题，推动档案管理工作提质增效，定远县发改委对症下药，多点发力，采取了一系列举措，不断深化资源整合共享，推动交易项目档案由纸质与电子档案管理模式转变，建设了全流程高效电子化交易体系，打通了公共资源交易全流程电子化的“最后一公里”，使电子档案与传统载体档案具有同等效力。
一是建立台账，及时督促，提高归档时效性，确保制度规范可行。该委和中心根据项目编号建立档案台账，根据中标通知书发放时间及时督促代理机构提醒招标人尽快签订履约合同、完成资料移交归档。经过督促提醒，除因投诉质疑正在处理的项目以外，其余项目资料都能在合同签订后十个工作日内完成归档。该委主动向县档案主管部门请示，积极走出去学习其他好县市的经验做法，根据《滁州市公共资源交易项目档案管理办法》《滁州市公共资源交易项目电子文件归档整理规范》等规范性文件，统一了全县公共资源交易项目档案电子归档规范，改变了过去交易平台只存档不归档，仅保存全部电子交易数据的情况，让电子文件归档有了操作规范。
二是编定目录，统一要求，提升资料规范性，增强管理效益凸显。该委和中心以县级双随机一公开检查资料清单为基础，结合我县实际，编制归档资料封面格式和目录清单模板，并对延期提供施工图审查合格证、招标投标情况书面报告备案表等提供参考文书格式，提高资料规范性。该委根据滁州市公共资源交易电子档案管理办法，全面取消交易项目档案纸质化，节约了大量管理成本和人工成本，提高工作效率。同时利用电子档案系统开展交易项目受理比对和招标投标活动“双随机一公开”在线抽查，规范招标项目的业绩奖项设置，禁止在招标文件中对民营中小企业设立附加条件和排他性条款。
三是在线上传，系统整合，推动档案电子化，确保系统安全可控。该委和中心经过与相关信息技术人员对接，电子档案系统上线运行，可自动打包交易过程中系统产生的电子资料，代理只需补充完善系统没有打包的数据资料。作为第三方评价考核重要内容，交易文档“在线存”功能的实现不仅提高了档案管理工作的科学性，也便利了外地代理机构。该委遵循“来源可靠、程序规范、要素合规”的要求，利用滁州市电子档案管理系统，开展了工程建设、政府采购、产权交易、其他交易等四大类项目电子文件在线归档，代理机构推送的电子档案系统数据通过真实性、完整性、安全性、有效性“四性”检测后，由招标单位审核无误后，招标单位推送至市公共资源交易中心，以保证归档电子文件和元数据不被篡改、责任可究，实现归档电子文件全生命周期的闭环管理。
